KEP kullanmanın avantajları neler?
Dijitalleşme ve teknolojinin gelişmesine paralel çalışma yaşamı ve iş yapış şekilleri değişime uğruyor. İşleyiş dijital, iş yaşamı ofisin dışında şekilleniyor. Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarını, gönderildiği biçimde koruyan, iletildiğini delillerle ispatlayan ve gönderilen içeriğin değişmemesini ve güvende kalmasını sağlayan KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi, iş yaşamının daha güvenli ve sağlıklı işleyişi açısından önemini gün geçtikçe artırıyor. Özellikle son yıllarda sıklıkla gündeme gelen KEP, ticari kuruluşlar yanı sıra artmaya başlayan kişisel kullanım oranları ile de dikkat çekiyor.
Covid-19 Pandemisi ile birlikte dijital çağın getirilerini daha çok kullanan şirketler, uzaktan çalışma sistemi ve tüm iş süreçlerinin online yürütülmesi ile KEP sistemine hızla geçiş yapıyor. İş yaşamını disipline eden ve özellikle şirketlerde maliyet faydaları ile öne çıkan KEP, hala birçok yönü ile yeterince bilinmiyor. Hizmet kalitesi ve şirketlere özel geliştirdiği çözümler ile öne çıkan Türkkep, KEP ile ilgili bilinmeyenleri, sunduğu avantajları ve işleyişi ele alıyor. Türkkep Genel Müdürü Olcay Yıldız "KEP'in faydaları pandemi süreciyle birlikte daha net gözler önüne serildi ve bu süreç gösterdi ki yeni dünyanın dijital ortam üzerine şekillendiği gelecekte KEP'i olmayan kalmayacak" diyor.
Dijitalleşen dünyada hızlı çözüm KEP
KEP en kısa anlatımıyla iadeli taahhütlü gönderi gibi deliller üreten, kullanım için e-imza gerektiren ve yasal geçerliliği olan güvenilir e-posta olarak tanımlanıyor. Resmi yazışmalar ya da satış sözleşmeleri, iş akitleri gibi birçok kıymetli evrak akışını dijital ortamda güvenli ve hızlı şekilde sağlayan sisteme KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adı veriliyor. KEP kullanan kurumların ya da şahısların iş veya kamu ile yazışmalarını yürütmek için fiziki bir adrese ihtiyacı olmuyor. Olması gereken sadece KEP adresi ve internet bağlantısı.
KEP'in kullanım alanları
KEP ile her türlü bildirim ve gönderiler herhangi bir banka şubesi, noter ya da adliyeye gitmeden elektronik ortamda, güvenle ve yasal geçerli olarak yürütülebiliyor. Bireysel kullanımlarda da birçok farklı ihtiyaçla KEP talebi aldıklarını ifade eden Türkkep Genel Müdürü Olcay Yıldız "Son günlerde KEP alma talepleri hangi alanlarda yoğun geliyor diye küçük bir araştırma yaptık. Araştırmada KEP'in ayıplı ürün ile ilgili Tüketici Hakem Heyeti şikâyet başvurusu, yabancı vatandaşların Göç İdaresi Genel Müdürlüğü üzerinden oturum süresi uzatma, KOSGEB teşvik, e-Ticaret sitesi kurmak için ETBİS başvurusu, TÜBİTAK proje başvuruları, web tapudan bina satış randevusu oluşturma, Bina Değerleme Belgesi, UETS den gelen tebligatlara yanıt, İMMİB teşvik başvurusu, e-Fatura iade ve itirazlar, EKAP İhalelerine katılabilme gibi farklı ihtiyaçlarla talep aldığını gördük" diye konuşuyor.
KEP'i kimler kullanır?
Noter üzerinden iadeli taahhütlü posta ile giden bir evrakın kişiye ulaşma süresi minimum 2 gün iken, KEP bu süreyi birkaç saniyeye indiriyor. Benzer şekilde noter üzerinden yapılan işlemlere göre KEP yaklaşık yüzde 99 maliyet tasarrufu sağlanıyor.
Şirketler tüm resmi sözleşmelerini, finansal süreçlerini, İK yönetimlerini KEP ile resmi olarak online ortamda yönetebilirken bireyler de birçok ihtiyacını KEP ile fiziki olarak bir yere gitmeden çözebiliyor. Örneğin veliler okul kayıt sözleşmelerinin okula gitmeden KEP ile yapabiliyor.
Ev sahiplerinin kiracılarla olan tüm süreçlerini KEP ile yürütmeleri onlar için oldukça güvenli süreç yaratıyor. Hatta yakında ev sahiplerinin evlerini kiralarken KEP'i olan kişilere öncelik vereceğini düşünüyoruz.
Banka ödeme talimatı vermekten, fatura itirazına kadar bireylerin bulunduğu ortamdan uzaklaşmadan KEP kullanarak bilgisayarı ya da cep telefonu üzerinden mobil imza yardımıyla birkaç dakika içinde halledebileceği birçok işlem mevcut.
Uzaktan ticaret işlemlerinde gerek satıcı gerek alıcı sözleşme ve siparişleri KEP ile göndererek kendisini güven altına alabilir. Yüz yüze etkileşimin azaldığı, tüm hizmet ve iş akışının hızla online ortama taşındığı bir ortamda KEP, alıcı ve satıcıyı koruyan, aradaki güveni tesis eden bir hizmet olarak öne çıkıyor.
Şirketler bayileri, tedarikçileri veya çalışanları ile tüm iletişimlerini KEP üzerinden yaparak yasal olarak haklarını korumaya alabilirler.
Kamu kurumları ile elektronik yazışma (EYP 1.3 ve EYP 2.0) yapmak isteyen diğer kamu kurumları ve şirketler.
KEP neden kullanılmalıdır?
Online ortamda alınan ve gönderilen her KEP iletisi, mahkemede bir delil niteliği taşıyor. Okunmama, ulaşmama veya 'spam'a düşme gibi sorunları ortadan kaldırıyor.
KEP, karşı tarafa iletildikten sonra 24 saat içinde okundu kabul ediliyor. Sözleşmesel birçok yükümlülük bu sayede notere gitmeye gerek kalmadan yerine getiriliyor.
Hem zamandan tasarruf sağlıyor hem de lojistik ve idari maliyetlerde avantaj yaratıyor. Gönderi ve depolama maliyetlerinde önemli ölçüde tasarruf sağlıyor. Posta, arşiv, kargo, baskı ve toner gibi masraflar ortadan kalkıyor. Kağıt israfını önlediği için KEP tam anlamıyla doğa dostu ve çevreci bir iş süreci sunuyor.
E-Saklama ortamları ile entegre edildiğinde geriye dönük evrak takibi ve veri akışını hızlandırıyor.
Zaman ve mekân bağımsızlığı sunarken hızlı işlem kabiliyeti sağlıyor.
Kişisel hataları minimize ediyor. Şirketleri disipline ederek kişilere bağımlılığı azaltıyor.
Başta Adalet Bakanlığı olmak üzere UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) üzerinden gönderilen tebligatlar KEP ile yanıtlanabiliyor.
KEP iletisinin oluşturduğu deliller 20 yıl süreyle güvenle saklanıyor.